• التقديم على هذه الجائزة متاح لكافة الجهات الحكومية بالمملكة العربية السعودية في الفئات المطروحة للمنافسة، بالإضافة إلى الشركاء من القطاع الخاص في فئة "أفضل شريك رقمي". فقط.
• يجب أن يتم تقديم كافة الترشيحات على الموقع الالكتروني للجائزة http://awards.dga.gov.sa/
• يجب ان تكون الجهة الحكومية التي ترغب في المشاركة مسجلة في بوابة رقمي للمشاركة والتقديم على الجائزة، اما الجهة في القطاع الخاص فيمكن أن تقوم بعمل تسجيل بحساب خاص بها على موقع الجائزة.
• يجب التقديم للجائزة باللغة العربية. حيث آنها اللغة المعتمدة في تفسير هذه الشروط والأحكام وتنفيذها.
• يطلب من المتقدم الموافقة على شروط وأحكام الجائزة قبل تقديم الترشيح. ويجب أن يكون مخولاً من قبل الجهة للتقديم والمشاركة بالجائزة, ومسجل كمستخدم للجهة على بوابة رقمي .
• تطلب من المتقدم من القطاع الخاص بالموافقة على شروط وأحكام الجائزة قبل تقديم الترشيح. ويجب أن يكون مخولاً من قبل الشركة كممثلا لها للتقديم والتسجيل على نظام الجائزة.
• تحتفظ هيئة الحكومة الرقمية بحقها في التحقق من صحة الترشيحات وهوية المتقدمين واستبعاد أي ترشيح لا يتوافق مع الشروط والأحكام.
• يجب التقيد بآخر موعد لقبول الترشيحات كما هو مذكور في الخطة الزمنية للجائزة من خلال زيارة موقع الجائزة التالي http://awards.dga.gov.sa/
• يحق لكل جهة تقديم عدد ٢ ترشيح كحد اقصى في كل فئة ولا يحق لها تقديم نفس الترشيح في أكثر من فئة.
• يتم الترشيح للفئات الفردية من خلال الجهة الحكومية لترشيح افرادها المميزين وفقا للمعايير المطلوبة.
• ينبغي التقيد بالحد الأقصى لعدد الكلمات وفقاً للتعليمات المذكورة في نماذج الترشيح.
• ينبغي رفع جميع الملفات الداعمة للمشـروع ولا يعتبر النموذج مكتمل بدونها وذلك من خلال رفعها من طلب التقديم قبل ارساله.
• يجب أن تغطي الترشيحات المقدمة على الفئات المؤسسية المشاريع والخدمات المكتملة التي مضـى على تشغيلها مدة لا تقل عن سنة، وفي حالة كون الترشيح يحتوي على مراحل متعددة من التطوير والتنفيذ، يمكن تقديم الخدمات المكتملة والتي قد مضـى على تشغيلها ستة أشهر.
• ينبغي مضي مدة لا تقل عن سنة واحدة بالعمل في الجهة الحالية للأفراد المتنافسين على الفئات الفردية.
• الجهات المتقدمة للجائزة لا بد أن تمتلك حقوق ملكية كل الصور والصوتيات والمحتوى النصـي للخدمة، كما يجب أن تكون جميع البرمجيات مرخصة.
• إذا كان الترشيح عبارة عن خدمة رقمية فيجب أن تعمل بالشكل الصحيح وفي حال أي عطل للخدمة الرقمية خلال مرحلة التقييم سيتم استبعاد الترشيح دون سابق إشعار.
• في حالة الحاجة، للجنة التحكيم الحق في طلب عرض توضيحي عن الترشيح والسماح لها بالدخول إلى الخدمة الرقمية.
• تعتبر عملية التقييم سرية وقرارات لجنة التحكيم نهائية.
• لهيئة الحكومة الرقمية كامل الصلاحية في إلغاء الجائزة في أي وقت بدون ذكر الأسباب.
• سيتم استبعاده الترشيحات الغير مستوفية للشـروط ومعايير الجائزة ويشمل الترشيحات الغير مقروءة أو الغير مكتملة أو غير مؤهلة للمشاركة.
• لا تتحمل هيئة الحكومة الرقمية مسؤولية الأخطاء أو فشل خط الاتصال، أو السرقة، أو التخريب، أو الدخول غير المصرح به أو اختلاف البيانات المدخلة في نظام الجائزة الإلكتروني.
• يجب على الجهة المتقدمة للجائزة إشعار هيئة الحكومة الرقمية في حال تغيير الشخص المسؤول عن التقديم للجائزة.
• يحق لهيئة الحكومة الرقمية نشر كل أو جزء من المعلومات المقدمة سواء محتوى مسموع أو مرئي عن الترشيحات ضمن قاعدة بيانات معرفية لغرض تبادل الخبرات والتجارب وإبراز حجم المشاريع الوطنية دون نشر أي تقييم أو تعليقات. وعليه فإن الجهة المقدمة مسئولة عن التحقق من أن البيانات المرسلة للترشيح قابلة للنشر سواء خلال مرحلة التقديم أو إعلان الفائزين.
• لا يحق لهيئة الحكومة الرقمية المشاركة بالجائزة.